20-10-2010

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ

Λίγα λόγια για την ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Τί είναι
Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η ηλεκτρονική αποστολή ενός εγγράφου (τιμολογίου), αντί για την εκτύπωση και αποστολή με χαρτί.
Παράδειγμα: Δημιουργία εγγράφου σε μορφή XPS ή PDF, και αποστολή στον πελάτη με email.
I. Σύμφωνα με την Ελληνική νομοθεσία (ΠΟΛ 1049/21-3-2006):
1. O εκδότης πρέπει να υπογράφει το έγγραφο με χρήση ΕΑΦΔΣΣ.
2. Πρέπει να αποστέλλει στον παραλήπτη (πελάτη του) τα παραγόμενα αρχεία Α και Β.
3. Ο πελάτης (παραλήπτης του εγγράφου) πρέπει να διαφυλάσσει τα αρχεία αυτά ως αποδεικτικά στοιχεία για τις εγγραφές στα βιβλία του (Κ.Β.Σ.)

II. Περαιτέρω η Ευρωπαίκή νομοθεσία προβλέπει:
1. O παραλήπτης πρέπει να έχει συμφωνήσει να παραλαμβάνει έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή.
2. Πρέπει να εξασφαλίζεται η αυθεντικότητα των μεταβιβαζόμενων στοιχείων (ηλεκτρονικών εγγράφων).
3. Ο αποστολέας πρέπει να μεριμνά ώστε ο παραλήπτης να είναι εφοδιασμένος με το κατάλληλο λογισμικό για τις παραπάνω διαδικασίες.
Προσοχή!
Η ύπαρξη του αρχείου Β (ψηφιακή υπογραφή) από μόνη της, δεν εξασφαλίζει την αυθεντικότητα του εγγράφου!
Το αρχείο Β εξασφαλίζει την αυθεντικότητα του αρχείου Α, εφόσον και μόνον τότε, αν είναι εξασφαλισμένη η αυθεντικότητα του ίδιου του αρχείου Β. Έτσι, αν π.χ. τα δύο αρχεία αποστέλλονται με email και κάποιος hacker παρέμβει στο δρόμο και αλλοιώσει το αρχείο Α, μπορεί με κατάλληλο λογισμικό να παράγει ένα αντίστοιχο αρχείο Β, ώστε το νέο αρχείο Β να πιστοποιεί την αυθεντικότητα του νέου Α. Ετσι ο παραλήπτης θα λάβει δύο αρχεία Α και Β που θα ταιριάζουν μεταξύ τους, αλλά θα είναι άσχετα από τα αρχικά (τα αυθεντικά) Α και Β.
Η λύση της Anelixis Solutions καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις της Ελληνικής νομοθεσίας και είναι εναρμονισμένη με την Ευρωπαϊκή, ενώ παράλληλα εξασφαλίζει πλήρως την αυθεντικότητα των εγγράφων.
Αφορά...
παραστατικά που δεν συνοδεύουν αγαθά, πχ. σκέτο Τιμολόγιο Πώλησης, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών, Πιστωτικό Τιμολόγιο Εκπτωσης.
Αν εκδίδετε και παραστατικά που συνοδεύουν αγαθά, πχ. Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής, διαβάστε και
σχετικά με το NoCopy (Αντίγραφο χωρίς αντίγραφο).

Τί κερδίζετε
Την στιγμή που πρωτογράφηκε αυτό το έγγραφο, δηλαδή τον Οκτώβριο του 2008, το κόστος ενός τιμολογίου για ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΑ - ΧΑΡΤΙ - ΦΑΚΕΛΟ, ξεπερνούσε τα 50 λεπτά και σε μερικές περιπτώσεις και τα 80 ακόμη λεπτά.
Το κόστος διαχείρισης από πλευράς ανθρώπινου δυναμικού, π.χ. εμφακέλωση, κλπ., ξεπερνούσε το 1 ευρώ.
Ακόμη όμως κι αν δεν υπολογίσετε πλήρως το ανθρώπινο κόστος, (π.χ. εργάζεστε εσείς οι ίδιοι ή συγγενικό πρόσωπο, ή επιδοτούμενο προσωπικό, κλπ.) το συνολικό κόστος δεν μπορεί να είναι κατώτερο από 80 λεπτά.
Ετσι με τον κλασικό τρόπο τιμολόγησης, για 50 παραστατικά την ημέρα = 1000 παραστατικά τον μήνα = 12.000 παραστατικά τον χρόνο, έχετε κόστος
12.000 x 0,80 = 9.600 € τον χρόνο, τουλάχιστο.
Αντίστοιχα για 10.000 παραστατικά τον μήνα = 120.000 παραστατικά τον χρόνο, με τον κλασικό τρόπο τιμολόγησης, έχετε κόστος
120.000 x 0,80 = 96.000 € τον χρόνο, τουλάχιστο.
Παραστατικά/ ημέρα Παραστατικά/ μήνα Παραστατικά/ έτος Ελάχιστο κόστος (x 0,80 €) - συμβατική μέθοδος Κόστος ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 1ο έτος Ελάχιστο κέρδος 1ο έτος Κόστος ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ 2ο έτος Ελάχιστο κέρδος 2ο έτος
25 500 6.000 4.800 € 2.200 € 2.600 € 1.200 € 3.600 €
50 1.000 12.000 9.600 € 3.400 € 6.200 € 2.400 € 7.200 €
500 10.000 120.000 96.000 € 20.200 € 75.800 € 19.200 € 76.800 €


Επιπλέον αν εκτυπώνατε αντίγραφα, κερδίζετε από την εξαφάνιση του κόστους του αντιγράφου και την μείωση των εξόδων αρχειοθέτησης.
Επιπλέον το ίδιο κέρδος έχουν οι πελάτες σας, όσον αφορά το κόστος αρχειοθέτησης.
Επιπλέον το παραστατικό φτάνει στον πελάτη σας με σίγουρο τρόπο και γρήγορα. Μπορείτε ακόμη και να επιβεβαιώσετε την παραλαβή. Ετσι ο πελάτης σας δεν μπορεί να προβάλλει την δικαιολογία "δεν πήρα το τιμολόγιο" προκειμένου να καθυστερήσει την πληρωμή του.
Πόσο κοστίζει
Η λύση απαιτεί (1) ένα πρόγραμμα (server) που εγκαθίσταται στον Η/Υ του εκδότη, (2) υπηρεσίες WEB (πιστοποίηση, κλπ.) που παρέχονται από το e-invoice.gr, και (3) ένα πρόγραμμα (client) στον Η/Υ του κάθε αποδέκτη.
Επιπλέον είναι απαραίτητη η πρόσβαση στο Internet και η ικανότητα αποστολής email στην πλευρά του εκδότη.
• Το πρόγραμμα (server) στην πλευρά του εκδότη, κοστίζει (1000 € + 800 €) + ΦΠΑ εγκατάσταση - εκπαίδευση.
• Οι υπηρεσίες WEB κοστίζουν 20 λεπτά ανά παραστατικό, ή 16 λεπτά ανά παραστατικό αν προαγοραστούν για 100.000+ παραστατικά, + ΦΠΑ.
• Το πρόγραμμα (client) στην πλευρά του παραλήπτη, παρέχεται δωρεάν.
• Το πρόγραμμα συμπεριλαμβάνει την δυνατότητα δημιουργίας αρχείων XPS (Xml Paper Specification). Σε περίπτωση που επιθυμείτε την παραγωγή αρχείων PDF, η επιβάρυνση είναι 420 € + ΦΠΑ.

Πως λειτουργεί

S2 είναι η software ψηφιακή υπογραφή για το το αρχείο XPS
• Μέγεθος αρχείου Β: 77 bytes
• Μέγεθος αρχείου S2: 40 bytes
1. Το ERP (εμπορική εφαρμογή) του εκδότη εκτυπώνει ένα παραστατικό (τιμολόγιο) σε έναν κατάλληλο virtual εκτυπωτή WindowsTM που εγκαθιστά το πρόγραμμα FullGraphics Advanced της INCA Hellas, συμπεριλαμβάνοντας στην φόρμα της εκτύπωσης την διεύθυνση email του παραλήπτη.
2. Το πρόγραμμα FullGraphics Advanced φροντίζει για την δημιουργία των αρχείων Α και Β, λαμβάνοντας μια hardware ψηφιακή υπογραφή μέσω της ΕΑΦΔΣΣ, με την χρήση του TaxSpooler.
3. Το πρόγραμμα παράγει αντίγραφο του εγγράφου σε μορφή XPS ή PDF και δημιουργεί μια software ψηφιακή υπογραφή (όχι μέσω της ΕΑΦΔΣΣ) για το ίδιο το έγγραφο (αρχείο XPS).
4. Το πρόγραμμα αποστέλλει σε ασφαλή web server (πρωτόκολλα https://, SSL) τα στοιχεία των 2 ψηφιακών υπογραφών, χρησιμοποιώντας κατάλληλη μέθοδο πιστοποίησης του αποστολέα (εκδότη του παραστατικού).
Κάθε ψηφιακή υπογραφή, που δημιουργείται από μια ΕΑΦΔΣΣ, χαρακτηρίζεται μοναδικά από τον σειριακό αριθμό της ΕΑΦΔΣΣ που την δημιουργεί (π.χ. EPZ12345678), και τον μοναδικό α/α που χορηγεί η ΕΑΦΔΣΣ.
5. Το πρόγραμμα αποστέλλει τα αρχεία XPS, Α και Β στην ηλεκτρονική διεύθυνση (email) του παραλήπτη-πελάτη, μαζί με οδηγίες διαχείρισης του περιεχομένου.
6. Ο παραλήπτης, όταν λάβει το email, σύμφωνα με τις οδηγίες, προωθεί τα συνημμένα αρχεία (attachments) στο πρόγραμμα INCA TaxGate που έχει εγκατεστημένο στον δικό του Η/Υ.
7. Το πρόγραμμα INCA TaxGate επικοινωνεί με τον προηγούμενο ασφαλή web server (πρωτόκολλα https://, SSL) και επιβεβαιώνει την γνησιότητα του αρχείου Β που παρελήφθη μέσω email, ενώ παραλαμβάνει και την software ψηφιακή υπογραφή που αναφέρεται στο αρχείο XPS. Με βάση το αρχείο Β επιβεβαιώνει την γνησιότητα του αρχείου Α, και με βάση την software ψηφιακή υπογραφή επιβεβαιώνει την γνησιότητα του αρχείου XPS.
Συνδυάστε το με
• iForm/ designer - Μετασχηματισμός παραστατικών (μεταξύ άλλων, μετασχηματισμός από απλό text σε πλούσιο γραφικό αποτέλεσμα με σχεδίαση πλαισίων, ένθεση εμπορικού σήματος, διαφημίσεων, υδατογραφήματος, κλπ.)
• iForm/ indexer - Εισαγωγή σε βάση δεδομένων - Ανεύρεση με οποιαδήποτε λέξη του εγγράφου.
Απαιτήσεις στο σημείο έκδοσης
• Λειτουργικό σύστημα Windows XP ή νεότερο.
• FullGraphics Advanced
• TaxSpooler, σε ένα Η/Υ του δικτύου.
• Microsoft .NET Framework 2.0
• INCA Disk Monitor
http://www.incahellas.com/ftp/diskmon2/
• Πρόσβαση στο internet.
• Microsoft XPS Document Writer (διατίθεται δωρεάν από Microsoft)
http://www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx
http://www.msdn.com
ή
το module παραγωγής PDF.
• Πρόγραμμα διαχείρισης ΕΑΦΔΣΣ:
TaxSpooler, συμβατότητα 100%

Απαιτήσεις στο σημείο παραλαβής
• Λειτουργικό σύστημα Windows XP ή νεότερο.
• Πρόσβαση στο internet.
• INCA TaxGate - διατίθεται δωρεάν από την INCA Hellas
Μπορεί να γίνει εγκατάσταση και την ώρα της παραλαβής του email.
• Email client (π.χ. OutLook Express) ή πρόσβαση σε WEB email.
• Microsoft XPS Document Viewer (διατίθεται δωρεάν από Microsoft)
http://www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx
http://www.msdn.com
• Adobe Reader, αν ο αποστολέας επιλέξει να στέλνει έγγραφα σε μορφή PDF.
Σημείωση: Το πρόγραμμα INCA TaxGate μπορεί να παραλαμβάνει έγγραφα από διάφορους εκδότες.

Τί είναι το TaxGate
To πρόγραμμα INCA TaxGate διευκολύνει την παραλαβή Ηλεκτρονικών Τιμολογίων, που έχουν εκδοθεί με την χρήση του του TaxSpooler ή TaxSpooler / Fullgraphics Advanced.
Για την ακρίβεια,
• Ελέγχει την αυθεντικότητα των αρχείων Α, Β που σας αποστέλλονται με email.
• Ελέγχει την αυθεντικότητα του εγγράφου XPS ή PDF που αποτελεί φυσική αναπαράσταση του αρχείου Α, στην μορφή που έχει αποφασίσει ο εκδότης του παραστατικού.
• Αποθηκεύει όλα τα αρχεία σε κατάλληλο σημείο στον υπολογιστή σας.
Για να παραλάβετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο
Ο προμηθευτής σας (εκδότης του τιμολογίου) σας αποστέλλει ένα αρχείο .einv μέσω email.
Μέθοδος (1):
• Τρέξτε το πρόγραμμα TaxGate.
• Στη συνέχεια σύρετε το αρχείο .einv στο παράθυρο του Taxgate
ή εναλλακτικά
σώστε το αρχείο .einv στον κατάλογο που αναφέρει το παράθυρο του Taxgate.
Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο όνομα του καταλόγου, πάνω στο παράθυρο του TaxGate, οπότε θα ανοίξει ο κατάλογος αυτός, και να σύρετε εκεί το αρχείο .einv.
Μέθοδος (2):
Αν έχετε τρέξει 1 τουλάχιστον φορά, οποτεδήποτε στο παρελθόν, το πρόγραμμα TaxGate, μπορείτε επίσης:
• Να κάνετε διπλό κλικ στο επισυναπτόπμενο αρχείο .einv για να ανοίξει
ή (ανάλογα με το πρόγραμμα email που χρησιμοποιείτε)
• να κατεβάσετε (download) το αρχείο .einv και να επιλέξετε Open.
Κατάλογος αποθήκευσης
Την πρώτη φορά που θα εκτελέσετε το πρόγραμμα TaxGate, θα σας ζητήσει να καθορίσετε τον κατάλογο αποθήκευσης.
Αν ήδη έχετε εγκατεστημένο το πρόγραμμα TaxSpooler, τότε ο κατάλογος αποθήκευσης έχει ήδη καθοριστεί από το πρόγραμμα αυτό, και το πρόγραμμα TaxGate δεν θα σας ζητήσει να τον καθορίσετε.
Πως θα δείτε τα αρχεία των ηλεκτρονικών τιμολογίων
Χρησιμοποιείστε το πρόγραμμα TaxClient - Κέντρο Ελέγχου TaxSpooler:
• Εμφάνιση > Κέντρο Ελέγχου TaxSpooler
• Πίνακας Ελέγχου TaxSpooler > Προβολή > Αρχείο εκτυπώσεων